Come scegliere un software di manutenzione
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Introduzione
Quando si tratta di capire quale strumento software acquistare per gestire le attività di manutenzione per la tua realtà aziendale, sicuramente ti sarai dovuto confrontare con molteplici acronimi, definizioni e imbattuto in innumerevoli prodotti presenti sul mercato. Con questo articolo vogliamo chiarirti le idee spiegandoti le differenze delle terminologie utilizzate e delineando un percorso strutturato per la scelta del tuo strumento.
Iniziamo con il dirti che, se pensi che la sola implementazione di un software sia la risoluzione a tutti i tuoi problemi di gestione, molto probabilmente l’introduzione di un nuovo strumento costituirà un ulteriore problema da dover gestire.
L’acquisto di un software rappresenta infatti una scelta molto importante e particolarmente delicata che merita la giusta attenzione. Non si tratta semplicemente di acquistare un prodotto “pronto all’uso” ma risulta fondamentale gestirne l’introduzione attraverso un vero e proprio progetto aziendale.
Se infatti il software rappresenta un valido strumento per gestire in maniera strutturata i tuoi processi di manutenzione, questo richiede di essere adeguatamente selezionato, introdotto e utilizzato correttamente nel proprio contesto operativo.
Il fallimento nell’adozione di un software può avvenire per diverse ragioni tra cui, sulla base della nostra esperienza, possiamo elencare le seguenti caratteristiche:
- il software acquistato risulta troppo complesso e/o poco user friendly. Come conseguenza la piattaforma non viene utilizzata dagli attori principali o in alternativa non ne vengono sfruttate appieno le potenzialità;
- il software acquistato viene utilizzato correttamente ma non consente una facile estrazione dei dati e una veloce rilevazione degli indicatori di performance. Ne consegue una demotivazione del personale che diligentemente inserisce le informazioni a sistema senza avere un riscontro in termini di indicatori/informazioni. Ben presto, data la mancanza di una effettiva utilità, il suo utilizzo sarà sempre più marginale;
- il software acquistato non viene utilizzato correttamente. Ne consegue che i dati inseriti a sistema risultano qualitativamente non idonei per poter prendere decisioni strategiche. In questo caso il rischio consiste nel definire soluzioni manutentive errate in quanto le decisioni sono fondate su dati non rappresentativi del reale stato di salute di macchine e impianti.
Visti tutti questi rischi, perché non gestire le attività manutentive con documenti cartacei, file Excel, database Access o similari?
Perché questi strumenti sono “statici” e non consentono di gestire in maniera efficiente ed efficace le attività di manutenzione nonché di supportare la dinamicità dei processi.
Uno strumento strutturato e costruito per gestire i processi manutentivi e le relative attività, deve assolvere a due principali obiettivi:
- misurare le performance di macchine e impianti attraverso il calcolo di una serie di indicatori manutentivi;
- rendere più efficiente la gestione di costi, attività, personale, materiali, documentazione, certificati, etc.
Prima di descrivere il percorso metodologico, strutturato e da noi testato nelle diverse realtà produttive con le quali abbiamo collaborato, dedichiamo poche righe nel chiarire alcuni concetti che stanno alla base di uno strumento software di manutenzione.
EAM Vs CMMS
Se hai avuto modo di cercare online qualche strumento software, ti sarai imbattuto in alcune terminologie e acronimi che molto spesso vengono confusi o male interpretati.
CMMS è l’acronimo di Computerized Maintenance Management System, versione inglese della sigla SIMC, Sistema Informativo di Manutenzione Computerizzato.
EAM è l’acronimo di Enterprise Asset Management, comunemente definito come strumento di gestione degli asset aziendali.
Ma quali sono le differenze tra CMMS e EAM?
I software CMMS sono strumenti progettati e ottimizzati per gestire i processi di manutenzione in forma digitalizzata (o come dice il termine stesso, computerizzata), attraverso la generazione e gestione degli ordini di lavoro, la programmazione di attività manutentive, la creazione di checklist, la gestione delle parti di ricambio, etc. Tutte funzionalità che vedono la manutenzione come obiettivo principale di gestione. Per avere un esempio concreto dai un’occhiata alle principali funzionalità del nostro ezCMMS.
I software EAM sono invece strumenti progettati per gestire gli asset fisici aziendali, dalla fase di acquisizione di un bene, alla gestione delle attività manutentive fino alla loro eventuale dismissione. Includono funzionalità per la progettazione e gestione di progetti, approvvigionamenti, contabilità e in alcuni casi funzioni di Business Intelligence.
Una volta comprese le principali differenze tra i due sistemi, quale strumento devi adottare per la tua realtà aziendale?
Ovviamente non possiamo rispondere a questa domanda perché dipende dal tuo contesto industriale, dalla tua organizzazione ma soprattutto dal livello di maturità aziendale nella gestione dei processi di manutenzione. I sistemi EAM sono sicuramente più costosi ma offrono un ventaglio di funzionalità più ampio rispetto ai sistemi CMMS. Funzionalità che spesso non vengono utilizzate dalle aziende perché integrate in altri sistemi software già presenti oppure, più banalmente, perché non necessarie. Sta quindi a te capire il giusto compromesso per definire uno strumento che possa adattarsi meglio al tuo contesto lavorativo e poter essere sfruttato appieno.
La gestione di un progetto d’implementazione di un software
Il percorso metodologico che abbiamo utilizzato in differenti realtà aziendali che hanno scelto di adottare e implementare un sistema software per migliorare la manutenzione di macchine e impianti, è strutturato in 4 fasi:
- creazione del Team di lavoro;
- analisi e formalizzazione dei processi di manutenzione;
- definizione dei requisiti funzionali;
- software selection.
1. Costituzione del Team di lavoro
Il Team di lavoro è tipicamente formato da un gruppo di persone che, grazie alle differenti competenze ed esperienze, mette a fattor comune tutti gli elementi necessari per la definizione dello strumento software. Sarà chiamato a partecipare a riunioni di stato avanzamento progetto nonché a prendere parte ai vari incontri con le software-house per visionare le funzionalità delle soluzioni presenti sul mercato.
Tipicamente il Team di lavoro deve essere costituito dalle seguenti risorse/competenze:
- responsabile di manutenzione e gestore dei processi di manutenzione;
- responsabile servizi informatici aziendali;
- responsabile magazzino parti di ricambio;
- responsabile di produzione;
- responsabile sicurezza;
- altre risorse in funzione ai temi trattati nei vari incontri.
2. Analisi dei processi si manutenzione e loro formalizzazione
La seconda fase prevede l’analisi dei processi di manutenzione adottati in azienda (manutenzione a guasto, manutenzione programmata, manutenzione migliorativa, gestione parti di ricambio, etc.) e una loro formalizzazione al fine di evidenziare eventuali punti critici che potrebbero ostacolare l’adozione di uno strumento software. Tale attività viene svolta con il coinvolgimento del personale al fine di ottenere valide indicazioni sulle potenziali criticità e per attivare un percorso di cambiamento che, per tali progetti, costituisce la chiave di successo.
Il coinvolgimento del personale è il primo passo da compiere e dev’essere costantemente garantito attraverso una adeguata formazione. Quest’ultima ha il compito di chiarire le ragioni alla base dell’introduzione di un nuovo strumento all’interno del proprio contesto manutentivo, evidenziandone le opportunità e i vantaggi che esso può fornire. Quando in azienda si affrontano nuovi progetti, occorre vincere l’inerzia al cambiamento e proprio per questo motivo è necessario un forte commitment nonché la partecipazione attiva di tutti gli attori. Il cambiamento deve essere gestito assicurandosi che il nuovo sistema non venga calato dall’alto ma parta dal basso, ovvero da chi il software dovrà utilizzarlo.
L’altro aspetto fondamentale della formazione è quello legato a un’attività continua di tutoring sull’utilizzo dello strumento. Se tale attività non viene adeguatamente svolta si rischia che il sistema non venga correttamente assimilato e dunque utilizzato da tutti, con la conseguenza che il contenuto informativo estraibile sia di scarso valore.
L’output di questa prima fase risulta quindi essere:
- la rappresentazione e formalizzazione dei processi di manutenzione: tale attività costituisce l’elemento cardine con cui selezionare e successivamente configurare il software;
- l’attività di change management orientata sia al personale di manutenzione sia al personale di produzione per l’adozione del nuovo strumento software: tale attività costituisce la chiave di successo in un progetto di cambiamento.
3. Definizione dei requisiti funzionali
Prima di procedere alla selezione dello strumento più adatto è importante avere ben chiari i requisiti che questo deve possedere per essere funzionale al proprio contesto aziendale. Per requisiti intendiamo la necessità di stabilire in maniera chiara cosa deve fare e quali processi deve gestire il software. Sarà poi cura della software-house definire “il come” gestire le richieste avanzate. Tipicamente alcune delle domande che ci aiutano nello stabilire i requisiti necessari sono:
- cosa deve fare il software?
- quali sono le interfacce con utenti, hardware ed eventuali software già presenti?
- quali prestazioni deve garantire?
- quali attributi (es. portabilità) deve avere?
Anche in questa fase risulta fondamentale il coinvolgimento del personale e più nello specifico di tutti coloro che utilizzeranno in varie forme lo strumento. Chi meglio di loro conosce i singoli processi e le attività che vengono svolte?
È inoltre indispensabile stabilire in questa fase il numero di utenti che dovranno avere accesso allo strumento e definire la libertà di azione e l’abilitazione delle relative funzionalità che potranno avere all’interno del software.
L’output di questa seconda fase risulta quindi essere:
- la formalizzazione dei requisiti software: raccoglie tutte le informazioni necessarie per poter effettuare la software selection;
- la prosecuzione dell’attività di change management.
4. Software selection
L’obiettivo di questa quarta ed ultima fase risiede nella selezione dello strumento da adottare nel proprio contesto industriale per gestire i processi di manutenzione.
Come possiamo gestire i vari incontri con le relative software-house?
Al fine di individuare lo strumento che meglio si adatta alle tue esigenze, ti consigliamo il seguente percorso di incontri con le varie software-house; il numero di incontri ovviamente dipende dal numero di software-house coinvolte nella selezione.
- Presentazione dei prodotti software per comprenderne funzionalità, potenzialità e campo d’azione;
- analisi della rispondenza ai requisiti funzionali definiti e formalizzati nel documento redatto nella fase precedentemente descritta;
- simulazione, con gli strumenti proposti dalle software-house, di processi manutentivi ad hoc o particolarmente critici per comprenderne le modalità di gestione.
Una volta definite le software-house e i relativi prodotti che possono fare al caso tuo, segue l’analisi dei costi.
Il nostro consiglio è quello di effettuare una valutazione su un arco temporale di 5 – 10 anni prendendo in considerazione tutte le voci di costo che si vengono a generare a seguito dell’implementazione del prodotto (es. costi di licenze, configurazione, formazione, canone di manutenzione, licenze server, hosting, etc., nonché gli eventuali costi di assistenza), al fine di avere una visione più completa di tutte le spese necessarie per l’acquisto ed il mantenimento dello strumento.
Conclusioni
L’acquisto di un software è un passo importante e merita di essere affrontato non solo con attenzione ma soprattutto con gradualità. La fretta è uno dei principali motivi alla base del possibile fallimento del progetto.
È facile comprendere che il percorso di cambiamento ha bisogno del suo tempo e l’introduzione di un nuovo strumento operativo necessita di particolari attenzioni per far sì che diventi una leva di maggior efficienza.
La scelta di un software modulare rende più facile un approccio graduale; in una prima fase è consigliabile utilizzare solo i moduli essenziali, attivando gli altri in una fase successiva.
Un altro suggerimento, particolarmente indicato per alcuni contesti, tipicamente dove la funzione manutenzione risulta essere snella, è quello di partire con un “caso pilota”, ovvero di cominciare ad utilizzare lo strumento in un determinato impianto, reparto o linea. Questo permette di testare efficacemente il software nel proprio ambiente, contenendo l’investimento iniziale e riducendo l’impatto di potenziali “errori”. Solo in seguito si estenderà il progetto a tutto il resto, forti delle esperienze e considerazioni maturate.
Infine un ultimo consiglio: indipendentemente da fornitori presenti sul mercato, valutate sempre la soluzione che è adeguata alle vostre esigenze. Vincere la demotivazione per un progetto fallimentare richiede tempo e uno sforzo notevole. Al contrario, in caso di successo, saranno i nostri stessi collaboratori a richiedere nuove funzionalità da implementare e nuovi sviluppi da attuare.
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